ビジネス交流会を主催し、成功させることは、人脈を育て、プロフェッショナルなネットワークを広げるための強力なツールとなります。それは難しいことのように思えるかもしれませんが、ネットワーキングを促進することが第一の目的であることを忘れなければ問題ありません。このことを念頭に置いて、ビジネス交流会の効果を向上させるための8つのヒントをご紹介します。
1. 戦略的なプランニング
少なくとも8週間前にはイベントの計画を始めましょう。この期間があれば、多様なゲストを効果的に招待することができ、参加する専門家たちを有益に組み合わせることができます。また、参加見込みの人にドア・プライズ（くじ引き抽選による賞品）を提供いただくよう協力を依頼することで、交流会への意欲を高めることができます。
2. 最適な会場の選択
Make sure that the venue you select is easily accessible and has enough parking for the attendees.
あなたのオフィスやビルに十分な広さがある場合は、交流会をあなたの会社で開催することを検討しましょう。そうすることで、あなたの職場を参加者に披露する機会になるだけでなく、ネットワーキングに気軽に参加できる快適な環境を作れます。会場を選ぶ際は、アクセスしやすく、参加者のために十分な駐車場があることを確認しましょう。
3. 商品とサービスに関する展示
参加者が自分の製品やサービスに関する情報を掲示できるよう、わかりやすい看板で目立つようにした特定のエリアを設けましょう。こうすることで、参加者あるいはネットワーカー間で相互の会話や情報交換が促されます。
4. ゲスト応対係を任命する
会場に到着したゲストを温かく迎える「ビジター・ホスト」グループを任命しましょう。名札を全員分用意し、ゲストに自分の名前をきちんと書いてもらうようにします。ネットワーキングを活気のあるものにするために、椅子の設置を少数にしましょう。そうすることで、参加者が積極的に交流するようになります。
5. ネットワーキングの予行演習をする
軽くウォーミングアップ的なネットワーキングで交流会を開始します。参加者が新たに３人の知り合いを作るとか、自分のビジネスと関連する分野の人を見つけて最も効果的なネットワーキング戦略について話し合うというようなことです。このようなアイスブレークは、有意義な会話を促すことになります。
6. 斬新な交流会のアイデア
斬新なコンセプトを取り入れて、イベントを盛り上げましょう。例えば、「ライバル探し」セッションとして、同じような職業背景を持つ参加者を特定の領域（例：金融・不動産・ヘルスケア）ごとに集まる企画や、あらかじめ有名なコンビの名前を書いたカードをゲストに引いてもらい、ネットワーキング中に「パートナー」を見つけてもらうという遊びの趣向も一案です（例：ロミオとジュリエット、ミッキーマウスとミニーマウス、ロイス・レインとクラーク・ケント、ハン・ソロとレイア姫、ジョン・レノンとポール・マッカートニーなど）。
7. ネットワーキングに集中する
イベント全体を通して、ネットワーキングを促進するという第一の目的と本来の目標に集中しましょう。スピーチやプレゼンテーションで注目を集めたくなるかもしれませんが、人脈作りを促す雰囲気を保つことが最優先であることを忘れないでください。
8. 効率的なクロージング
交流会を終了する際は、参加者の紹介とくじ引きの賞品贈呈に10分程度を割り当てましょう。参加者一人ひとりに軽く声を掛け、参加への謝辞を伝え、このイベントがネットワーキングのためのものであることをあらためて伝えます。イベントは時間通りに開始し、時間通りに終了することをお忘れなく。
ビジネス交流会が成功するかどうかは、専門家たちがしっかりと参加し、お互いの見識を共有し、貴重な人脈を築くことができる環境を醸成できるかどうかにかかっています。ここに挙げてきたヒントを忠実に守ることで、あなた自身のビジネスに利益をもたらし、他の参加者がネットワークを広げ、効果的に協力し合える機会を提供するイベントを確立することができます。
常にネットワーキングを中心に据え、この目的を優先することで、ビジネス交流会を成功に導くことができるということを忘れないでください。
これまでにネットワーキング交流会を主催したことがある方で、このブログでお伝えした以外のコツや交流会主催の経験で興味深い話はありますか？
訳＝川崎あゆみ